De kans is zeer aanwezig dat je vandaag al heel wat mailtjes de deur uit hebt gestuurd (of nog moet beantwoorden, oeps). Van een collega die de reiskosten moet goedkeuren tot aan een verre nicht in het buitenland die zich totaal heeft gedistantieerd van social media. We e-mailen wat af met z'n allen…
Maar e-mail je eigenlijk wel op een effectieve manier? Grote kans van niet. Naar schatting wordt 80 procent van alle e-mails (van over de hele wereld) niet geopend, aldus BBC Ideas. Kijkt maar eens in je eigen mailbox; hoeveel berichten staan er op ongeopend? En ja, wellicht is dat ook het geval bij die collega die al maanden verzaakt om jouw reiskosten te vergoeden. Tijd voor wat efficiënte tips!
Op maandag moeten de meeste mensen even opstarten
Tip 1: e-mailen op dinsdag
Om te beginnen: de belangrijke e-mails verstuur je niet wanneer je er tijd voor hebt. Nee, uit onderzoek blijkt dat dinsdag de beste dag is. Rond 10.00 uur in de ochtend, om precies te zijn. "Op maandag moeten de meeste mensen even opstarten", aldus BBC. "Op dinsdagochtend nemen de meeste werknemers de tijd om individuele taken uit te voeren." Dinsdagochtend schijnt over het algemeen een productief moment te zijn in de werkweek.
Tip 2: maak je e-mailonderwerp persoonlijk
"Een wetenschappelijke studie wijst uit dat een e-mail met een persoonlijk onderwerp zeventien procent meer kans maakt om geopend te worden." Dus niet meer 'Vragen over reiskosten', maar 'Hi Bert, hierbij een paar vragen'. O ja, maak de zin niet te lang - de meeste e-mailtjes worden namelijk geopend op de telefoon, en die schermpjes zijn niet gemaakt voor lange, genuanceerde zinnen.
Tip 3: gebruik smiley’s
Psycholoog Daniel Goleman ziet dat e-mails over het algemeen op een negatieve manier worden geïnterpreteerd - terwijl dat in de meeste gevallen niet de intentie is van de verzender. Biedt een speelse smiley dan soelaas? Nou, niet altijd. Over het algemeen zijn ze effectief in het overbrengen van een emotie - je ziet gelijk of iets is bedoeld met een glimlach of met een bedenkelijk gezicht.
Maar bedenk wel dat er zogenoemde 'mail-etiquettes' bestaan. Zo wordt er in Zuid-Amerika over het algemeen veel aan small talk gedaan voordat er naar de reiskostendeclaratie gevraagd wordt, e-mail je in Duitsland heel formeel en to the point (geen smileys) en wordt in Zuidoost Azië vaak uit respect niet gereageerd op je e-mail. Je moet het maar weten!
Benieuwd naar meer tips? Kijk hieronder de video van BBC Ideas!
